Personuppgiftspolicy

1. Inledning

Ditt förtroende är viktigt för oss. Bogruppen i Östergötland AB (”Bogruppen”) tar därför ansvar för att skydda din personliga integritet. Bogruppen behandlar personuppgifter i enlighet med tillämplig lagstiftning och enligt de principer som fastställs i denna personuppgiftspolicy (”Policy” eller ”Policyn”).

I denna Policy förklarar vi hur Bogruppen samlar in och behandlar dina personuppgifter i samband med att du, på ett eller annat sätt, kommer i kontakt med oss. Här beskrivs också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande.

Vi uppmuntrar dig att kontakta oss vid frågor kring vår behandling av dina personuppgifter, med hjälp av de kontaktuppgifter som framgår längst ner i denna Policy. Vi uppmuntrar även dig att noggrant läsa igenom informationen i denna Policy.

2. Personuppgiftansvarig

Följande bolag är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som beskrivs i denna Policy:

Kontaktperson: pawel.tomczyk@livihopgruppen.se

Bogruppen i Östergötland AB
Org.nummer: 556760-7360

Importgatan 24
602 28 Norrköping
Sverige

3. Till vem vänder sig denna Policy och vad omfattar den?

Informationen vänder sig till dig som på ett eller annat sätt kommer i kontakt med de tjänster som Bogruppen erbjuder, och omfattar den behandling av personuppgifter där Bogruppen är att anse som personuppgiftsansvarig.

4. Vad är en personuppgift och vad innebär behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt (dvs. tillsammans med andra uppgifter) kan kopplas till dig, så som namn, bilder, personnummer, e-postadresser och telefonnummer.

Med ”behandling av personuppgifter” menas allt man gör med personuppgifter. Exempel på behandling av personuppgifter är insamling, registrering, lagring, bearbetning och spridning.

5. Vilka personuppgifter samlar vi in och vad gör vi med dem?

På Bogruppen är vi måna om att vara transparenta vad gäller hur vi samlar in och behandlar dina personuppgifter. Bogruppen samlar endast in personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för det avsedda ändamålet. Bogruppen samlar i huvudsak in och behandlar dina personuppgifter under följande omständigheter:

OmrådeBehandlingar och ändamålKategorier av PersonuppgifterRättslig grund för behandlingen
Stödboende/HVB – Förfrågan/
Matchning
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna matcha dig med lämpligt boende i samband med våra tjänster för stödboende/HVB. Även olika typer av anhörigas uppgifter kan komma att behandlas. Behandlingen kan komma att inkludera olika typer av utredningar, så som utredningar kring social situation, hälsa samt kring professionella och privata nätverk. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner. Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, hälsouppgifter, uppgifter kring social situation, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos uppdragsgivare och andra samarbetspartners. För anhöriga behandlas namn, telefonnummer, adress samt relation, d.v.s. hur de står i relation till klienten samt betydelsen av den. Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.
Stödboende/HVB – InskrivningVi behöver behandla dina personuppgifter för att skriva in dig i vårt system samt för att ge dig tillgång till rätt boende i samband med våra tjänster för stödboende/HVB. Även olika typer av anhörigas uppgifter kan komma att behandlas. Behandlingen kan komma att inkludera olika typer av utredningar, så som utredningar kring social situation, hälsa samt kring professionella och privata nätverk. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner.Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, hälsouppgifter, uppgifter kring social situation, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos uppdragsgivare och andra samarbetspartners. För anhöriga behandlas namn, telefonnummer, adress samt relation, d.v.s. hur de står i relation till klienten samt betydelsen av den. Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.
Stödboende/HVB – BehandlingVi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna genomföra vår behandling inom ramen för vårt uppdrag för stödboende/HVB. Även olika typer av anhörigas uppgifter kan komma att behandlas. Behandlingen kan komma att inkludera olika typer av utredningar, så som utredningar kring social situation, hälsa samt kring professionella och privata nätverk. Vidare kan behandling av personuppgifter förekomma i samband med drogkontroller, droganalyser, avvikelserapporter, överlämningslistor och upprättande av veckoscheman. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner.Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, hälsouppgifter, uppgifter kring social situation, försäkring person/lägenhet, medicinsk Sign- lista, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos uppdragsgivare och andra samarbetspartners. För anhöriga behandlas namn, telefonnummer, adress samt relation, d.v.s. hur de står i relation till klienten samt betydelsen av den. Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.
Familjehem – RekryteringVi behandlar begränsade delar av dina personuppgifter för statistikhanteringssyften. Namn, geografisk platsEfter en intresseavvägning anser vi oss ha ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.
Familjehem – RekryteringVåra familjehem erbjuder jourhem och familjehem och arbetar med att rekrytera familjerna som tar emot utsatta barn och ungdomar. För detta ändamål behöver vi behandla dina personuppgifter. Även olika typer av anhörigas uppgifter kan komma att behandlas. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner.Namn, geografisk plats, telefonnummer, e-post, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos uppdragsgivare och andra samarbetspartners. För anhöriga behandlas namn, telefonnummer, adress samt relation, d.v.s. hur de står i relation till klienten samt betydelsen av den. Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.

För att ytterligare tydliggöra grunderna kring detta inkluderas mer detaljerad information enligt nedan:

Innan uppdrag ges till ett familjehem ska en utredning göras av familjehemmets förhållanden och förutsättningarna för den planerade vården (se 4 kap. SOSFS 2012:11).
En familjehemsutredning genomförs med stöd av 11 kap. 1 § Socialtjänstlagen (2001:453). Vi behöver fråga familjehemmen om personliga värderingar och tankar för att säkra att matchningen till att "principen om barnets bästa" kan beaktas (artikel 9 i Barnkonventionen – FN:s konvention om barnets rättigheter). Vi behöver dessutom kunna svara upp på barns frågor om familjehemmet så att "Rätt till delaktighet och inflytande" (artikel 12 i Barnkonventionen) kan efterlevas. Av dessa anledningar behöver vissa känsliga uppgifter behandlas.
Familjehem – Utredning Våra familjehem erbjuder jourhem och familjehem och arbetar med utredning av familjerna som tar emot utsatta barn och ungdomar. För detta ändamål behöver vi behandla dina personuppgifter. Det kan komma att inkludera olika typer av utredningar, så som utredningar kring social situation. För detta ändamål behöver vi behandla dina personuppgifter. Vidare kan det inkludera behandling om dina barns uppgifter, andra anhöriga och externa referenser. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner.Adress, personnummer, nationalitet, religion, politisk tillhörighet, sexuell läggning, hälsouppgifter, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos uppdragsgivare och andra samarbetspartners. För anhöriga behandlas namn, telefonnummer, adress samt relation, d.v.s. hur de står i relation till klienten samt betydelsen av den. Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.

För att ytterligare tydliggöra grunderna kring detta inkluderas mer detaljerad information enligt nedan:

Innan uppdrag ges till ett familjehem ska en utredning göras av familjehemmets förhållanden och förutsättningarna för den planerade vården (se 4 kap. SOSFS 2012:11).
En familjehemsutredning genomförs med stöd av 11 kap. 1 § Socialtjänstlagen (2001:453). Vi behöver fråga familjehemmen om personliga värderingar och tankar för att säkra att matchningen till att "principen om barnets bästa" kan beaktas (artikel 9 i Barnkonventionen – FN:s konvention om barnets rättigheter). Vi behöver dessutom kunna svara upp på barns frågor om familjehemmet så att "Rätt till delaktighet och inflytande" (artikel 12 i Barnkonventionen) kan efterlevas. Av dessa anledningar behöver vissa känsliga uppgifter behandlas.

Familjehem – PlaceringVåra familjehem erbjuder jourhem och familjehem och arbetar med placering av barn och ungdomar i väl utvalda familjehem. För detta ändamål behöver vi behandla dina personuppgifter. Det kan komma att inkludera olika typer av utredningar, så som utredningar kring social situation. Vidare kan det inkludera uppgifter om barnens uppgifter, andra anhöriga och externa personer-referenser. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner.Registerutdrag, belastningsregister, Adress, personnummer, nationalitet, religion, politisk tillhörighet, sexuell läggning, hälsouppgifter, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos uppdragsgivare och andra samarbetspartners.Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.

För att ytterligare tydliggöra grunderna kring detta inkluderas mer detaljerad information enligt nedan:

Innan uppdrag ges till ett familjehem ska en utredning göras av familjehemmets förhållanden och förutsättningarna för den planerade vården (se 4 kap. SOSFS 2012:11).
En familjehemsutredning genomförs med stöd av 11 kap. 1 § Socialtjänstlagen (2001:453). Vi behöver fråga familjehemmen om personliga värderingar och tankar för att säkra att matchningen till att "principen om barnets bästa" kan beaktas (artikel 9 i Barnkonventionen – FN:s konvention om barnets rättigheter). Vi behöver dessutom kunna svara upp på barns frågor om familjehemmet så att "Rätt till delaktighet och inflytande" (artikel 12 i Barnkonventionen) kan efterlevas. Av dessa anledningar behöver vissa känsliga uppgifter behandlas.
Öppenvård För att erbjuda våra tjänster inom öppenvården behöver vi behandla dina personuppgifter. Även olika typer av anhörigas uppgifter kan komma att behandlas. Det kan komma att inkludera olika typer av utredningar, så som utredningar kring social situation, olika hälsouppgifter samt utredningar kring professionella och privata nätverk. Det kan även inkludera behandling av personuppgifter i samband med hantering av olika typer av beslut. Vi behandlar även personuppgifter i samband med att vi har kontakt med externa aktörer och deras kontaktpersoner.Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post, hälsouppgifter, kontaktuppgifter (namn, e-post, telefonnummer) till kontaktpersoner hos externa samarbetspartners. För anhöriga behandlas namn, telefonnummer, adress samt relation, d.v.s. hur de står i relation till klienten samt betydelsen av den. Fullgörande av rättslig förpliktelse eller fullgörande av avtal. Behandlingen kan också vara nödvändig för att Bogruppen eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter inom arbetsrätten och på områdena social trygghet och socialt skydd, eller för att behandlingen är nödvändig av skäl som hör samman med förebyggande/förvaltning av hälso- och sjukvård samt social omsorg.

6.  Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part), så som myndigheter, våra uppdragsgivare samt dina anhöriga.

7. Vilka kan vi komma att dela din information till?

7.1 Inledning

Vi kommer aldrig att sälja eller på annat sätt dela dina personuppgifter till andra tredje parter utan ditt medgivande, annat än i de fall som framgår i denna Policy. Känsliga personuppgifter lämnas ut till en utomstående om det finns en uttrycklig skyldighet att göra det i en lag, ett myndighetsbeslut eller ett på grund av ett avtal, eller med ett uttryckligt samtycke.

Vi kan komma att överföra till, eller dela din information med, utvalda tredje parter, enligt följande:

·       Leverantörer och underleverantörer

Vi kan komma att dela dina personuppgifter till leverantörer eller underleverantörer för utförandet av våra åtaganden gentemot dig och för andra syften som framgår i denna Policy, t.ex. till leverantörer som utför tjänster kopplat till försäkringar, IT-system m.m.

·       Myndigheter

Vi kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom Polisen, Skatteverket eller andra myndigheter, t.ex. när vi är skyldiga att göra det enligt lag.

·       Andra tredje parter

Vi kan komma att lämna nödvändig information till andra tredje parter, så som våra uppdragsgivare och dina anhöriga.

7.2  Personuppgiftsbiträden

När en mottagare hanterar dina personuppgifter för vår räkning och där Bogruppen bestämmer syftet och medlen för sådan behandling, är Bogruppen personuppgiftsansvarig och mottagaren ett personuppgiftsbiträde. I sådana fall är vi skyldiga att ingå ett så kallad personuppgiftsbiträdesavtal med sådan mottagare, för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett säkert och korrekt sätt. I detta samband kontrollerar vi alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna t.ex. tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifterna.

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Sådana självständiga personuppgiftsansvariga kan t.ex. avse myndigheter men även vårdtjänsteföretag.

8. Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge som det är nödvändigt för att utföra våra åtaganden gentemot dig eller våra uppdragsgivare, eller så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider. När vi sparar dina personuppgifter för andra syften än för våra kontraktuella åtaganden, bokföring och regulatoriska krav, sparar vi personuppgifterna endast så länge som det är nödvändigt för respektive syfte.

Viss information sparas i 7 år med hänsyn till Bokföringslagen.

Vissa uppgifter sparas i upp till år 10 år, bland annat p.g.a. tvister som kan uppstå.

9. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Bogruppen tillämpar riktlinjer kring IT-säkerhet. Vi har implementerat lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina personuppgifter, t.ex. för att förhindra att dessa görs tillgängliga till obehöriga tredje parter och för att dessa skyddas mot oavsiktlig eller otillåten förstörelse, förlust, förändring, obehörig spridning eller tillgång till dina personuppgifter.

10. Dina rättigheter

10.1  Inledning

Enligt lag har du vissa rättigheter vad gäller hur vi hanterar och behandlar dina personuppgifter. Syftet är att du ska kunna kontrollera att vi behandlar dina personuppgifter på ett korrekt och säkert sätt. Nedan kan du läsa mer om de rättigheter som vi tror är mest relevanta för dig.

10.2  Rätt att bli informerad

Du har rätt att bli informerad om bland annat hur, varför och under vilka förutsättningar som vi behandlar dina personuppgifter. Det görs, bland annat, genom denna Policy.

10.3  Rätt att få tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig

Du kan begära en kopia (registerutdrag) av de uppgifter som vi behandlar om dig för att verifiera och kontrollera den information vi har om dig. För eventuella ytterligare kopior som du begär kan vi komma att ta ut en rimlig avgift på grundval av de administrativa kostnaderna som sådant arbete involverar. Om du vill få ett utdrag över de uppgifter som vi behandlar om dig kan du kontakta oss.

Din rätt till tillgång innebär att du har rätt att:

-få bekräftelse på vilka personuppgifter som vi behandlar om dig

-få tillgång till dina personuppgifter, och

-få ytterligare information om vår behandling av dina personuppgifter
(som motsvarar den information som framgår i denna Policy).

10.4  Rätt till rättelse

Du har rätt att korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv. Om du upptäcker felaktiga uppgifter kan du höra av dig till oss via någon av de kontaktuppgifter som anges längst ner i denna Policy.

10.5 Rätt att bli raderad (“rätten att bli glömd”)

Du har rätt att begära att få dina personuppgifter raderade när:

-Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de syften som de samlades in för (och det inte finns någon ny rättslig grund för behandlingen);

-Om behandlingen grundar sig på ditt samtycke och du återkallar samtycket (och det inte finns någon ny rättslig grund för behandlingen);

-Behandling av personuppgifterna har varit olaglig;

-Det finns en rättslig förpliktelse enligt EU-rätt eller svensk lag för oss att radera uppgifterna; eller

-Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter vårt berättigade intresse och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.

Det kan dock finnas rättsliga skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera delar av dina personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer t.ex. från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning etc. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

10.6  Rätt att begära att begränsning av dina personuppgifter.

Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter om:

-De personuppgifter vi lagrar/behandlar om dig är felaktiga;

-Behandlingen är olaglig och du ber oss att begränsa behandlingen av personuppgifter istället för att radera dem;

-Vi inte längre behöver personuppgifterna för behandlingens ändamål, men om vi fortfarande behöver dem för upprättande, utövande eller försvar av rättsliga krav; eller

-Du har invänt mot behandlingen och hävdar att den rättsliga grunden för berättigat intresse är ogiltig och inväntar kontroll av om så är fallet eller ej.

10.7  Rätt till dataportabilitet.

Du har, under vissa förutsättningar, rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat
företag, myndighet eller organisation. Denna rättighet är begränsad till personuppgifter som du har lämnat till oss, och om den rättsliga grunden för behandling är att ett avtal ska uppfyllas eller att ett samtycke föreligger.

10.8 Rätt att göra invändningar.

Du har rätt att invända mot behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

10.9 Hur du utövar dina rättigheter?

För det fall att du önskar utnyttja några av dina rättigheter eller om du anser att vår behandling av dina personuppgifter står i strid med gällande lag eller i övrigt är olämplig ber vi dig kontakta oss med hjälp av nedan kontaktuppgifter. Du har även rätt att inge klagomål till aktuell tillsynsmyndighet, nämligen Datainspektionen, vänligen se datainspektionen.se.

Datainspektionen är ansvarig för att övervaka tillämpningen av lagstiftningen.

11.  Uppdateringar av Policy

Den senaste versionen av policyn finns alltid på Borguppens hemsida.

12. Vår efterlevnad av denna Policy

Bogruppen kontroller regelbundet att vår hantering av personuppgifter är effektiv och att den möter de krav som finns enligt tillämplig lagstiftning. Vi genomför även kontinuerligt en utvärdering av vår Policy för att säkerställa att vår Policy följs av oss och av våra anställda.

13.  Kontaktuppgifter

För det fall att du har några frågor eller bekymmer över vår behandling av dina personuppgifter, är du välkommen att kontakta oss på pawel.tomczyk@livihopgruppen.se eller enligt följande kontaktuppgifter:

Kontaktperson: Pawel Tomczyk

Bogruppen i Östergötland AB
Org.nummer: 556760-7360

Importgatan 24
602 28 Norrköping
Tel: 011-25 05 50